Το Excel κινεί ένα μεγάλο μέρος των επιχειρήσεων στην Κύπρο, και όχι άδικα: είναι ευέλικτο, γνώριμο και ήδη πληρωμένο. Έρχεται όμως μια στιγμή που το spreadsheet αρχίζει να διοικεί εσάς. Δείτε πώς να την αναγνωρίσετε και τι να κάνετε μετά.
Σημάδια ότι ξεπεράσατε τα spreadsheets
- Υπάρχουν πολλές εκδοχές του ίδιου αρχείου, και κανείς δεν είναι σίγουρος ποια είναι η τελευταία.
- Επικοινωνίες και ανανεώσεις χάνονται, γιατί οι υπενθυμίσεις υπάρχουν μόνο στο μυαλό κάποιου.
- Η εβδομαδιαία αναφορά χρειάζεται ώρες αντιγραφής και επικόλλησης.
- Μόνο ένα άτομο καταλαβαίνει πραγματικά πώς λειτουργεί το αρχείο.
- Δεν μπορείτε να δείτε όλο το ιστορικό ενός πελάτη σε ένα σημείο.
- Λάθη σε τύπους ή καταχωρίσεις ανακαλύπτονται πολύ αργά.
Βήμα 1: Βελτιώστε ό,τι ήδη έχετε
Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση να αντικαταστήσει αμέσως το Excel. Η αυτοματοποίηση με VBA, η επικύρωση δεδομένων, οι αυτόματες εισαγωγές και τα dashboards μπορούν να εξοικονομήσουν ώρες χειρωνακτικής δουλειάς, κρατώντας τα εργαλεία που ήδη γνωρίζει η ομάδα σας.
Βήμα 2: Μεταφέρετε τη διαδικασία σε αποκλειστικό σύστημα
Όταν πολλά άτομα χρειάζονται την ίδια πληροφορία ταυτόχρονα, ή όταν πελάτες, προσφορές, συμβόλαια και τιμολόγια συνδέονται μεταξύ τους, ένα CRM ή μια εξατομικευμένη εφαρμογή γίνεται το καλύτερο εργαλείο. Όλοι δουλεύουν από μία κοινή πηγή, οι υπενθυμίσεις γίνονται αυτόματα και οι αναφορές ενημερώνονται μόνες τους.
Πώς μοιάζει μια σωστή μετάβαση
- Ξεκινάμε από την πραγματική σας διαδικασία, όχι από γενικό λογισμικό.
- Μεταφέρουμε τα υπάρχοντα δεδομένα σας.
- Κρατάμε ό,τι λειτουργεί και αυτοματοποιούμε ό,τι δεν λειτουργεί.
- Προσθέτουμε dashboards ώστε η διοίκηση να βλέπει τι συμβαίνει.
- Εξελισσόμαστε βήμα βήμα.
Η ADSolutions δουλεύει και στις δύο πλευρές: προηγμένα εργαλεία Excel και VBA, και συστήματα CRM χτισμένα γύρω από τον τρόπο που πραγματικά λειτουργεί η επιχείρησή σας. Αν δεν είστε σίγουροι τι χρειάζεστε, θα σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε.